Considerando o novo prazo do art. 22 da Instrução CVM nº 558/15, ora alterado pela Instrução CVM n° 604/18, cumpre-nos salientar a necessidade do envio do Relatório de Conformidade (“Relatório”) aos órgãos de administração da sociedade administradora de carteiras de valores mobiliários devidamente habilitada pela Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”), até o último dia útil do mês de abril (30/04/2019).
O Diretor de Compliance é o responsável pela elaboração do Relatório que deverá conter as conclusões das rotinas praticadas pelo profissional ao longo do ano de 2018, bem como as recomendações a respeito de eventuais deficiências identificadas e os respectivos cronogramas de saneamento dessas pendências, se houver.
Além disso, o Relatório de Conformidade deverá conter a manifestação do Diretor de Gestão e do Diretor de Risco, caso esta atividade não seja coordenada pelo próprio Diretor de Compliance, acerca das eventuais deficiências identificadas nos controles internos anteriores, assim como das medidas planejadas ou efetivamente adotadas para que sejam sanadas.
Após a sua elaboração, o Relatório de Conformidade deverá ser arquivado na sede da sociedade, ficando disponível para consulta da CVM. Nessa linha, reiteramos a necessidade do arquivamento das evidências documentais que respaldam as informações prestadas através do Relatório de Conformidade, possibilitando a sua verificação pelo órgão regulador, se necessário.